Από 1η Οκτωβρίου, υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση για τις μικρές

Από την 1η Οκτωβρίου, μια μικρή επιχείρηση που πουλά σε άλλη επιχείρηση δεν αρκεί να «κόβει» ψηφιακά το τιμολόγιό της: για να είναι νόμιμο, το παραστατικό πρέπει να περνά υποχρεωτικά από ένα εγκεκριμένο κανάλι έκδοσης, αλλιώς η ΑΑΔΕ το θεωρεί σαν να μην εκδόθηκε ποτέ. Αυτό αγγίζει άμεσα το πορτοφόλι χιλιάδων επιχειρήσεων και ελεύθερων επαγγελματιών, γιατί ένα λάθος στον τρόπο έκδοσης παύει να είναι τυπικό και γεννά πρόστιμο.

Πρόκειται για τη δεύτερη και τελευταία φάση μιας υποχρέωσης που ήδη τρέχει. Στις 2 Μαρτίου 2026 μπήκαν πρώτες οι μεγάλες επιχειρήσεις, όσες είχαν ακαθάριστα έσοδα άνω του 1 εκατ. ευρώ με βάση τη δήλωση του φορολογικού έτους 2023 (Forin). Τώρα η σειρά περνά σε όλες τις υπόλοιπες, εκείνες με τζίρο έως 1 εκατ. ευρώ (e-forologia)· για όσες ξεκίνησαν πρόσφατα και δεν έχουν δήλωση του 2023, δεν έχει δημοσιοποιηθεί ξεκάθαρη οδηγία. Η ΑΑΔΕ στέλνει ήδη ενημερωτικά email σε χιλιάδες επιχειρήσεις της β΄ φάσης (Capital).

Η υποχρέωση δεν πιάνει τα πάντα. Καλύπτει τη χονδρική μεταξύ επιχειρήσεων στην Ελλάδα, τις συναλλαγές με χώρες εκτός ΕΕ και την τιμολόγηση προς το Δημόσιο όπου δεν ισχύει ήδη ειδικότερο καθεστώς (in.gr). Μένουν έξω η λιανική προς ιδιώτες και οι πωλήσεις σε επιχειρήσεις άλλης χώρας της ΕΕ, που παραμένουν προαιρετικές (Protothema).

Ποιο κανάλι και τι κοστίζει

Ένα ERP (το εσωτερικό λογιστικό ή εμπορικό πρόγραμμα της επιχείρησης) που βγάζει PDF ή απλώς στέλνει δεδομένα στο myDATA, την πλατφόρμα όπου η ΑΑΔΕ βλέπει τα παραστατικά, δεν αρκεί από μόνο του (Reader). Νόμιμοι δρόμοι είναι δύο: είτε αδειοδοτημένος πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης, δηλαδή εγκεκριμένος μεσάζων που εκδίδει το παραστατικό με τους κανόνες της ΑΑΔΕ, είτε τα δωρεάν εργαλεία της υπηρεσίας, το timologio και το myDATAapp (ΑΑΔΕ).

Για όποιον κόβει λίγα παραστατικά, τα δωρεάν εργαλεία λύνουν το θέμα χωρίς κόστος. Για όποια επιχείρηση θέλει να κρατήσει το ERP της και να το συνδέσει με πάροχο, ο λογαριασμός τρέχει: συνδρομή γύρω στα 100 έως 400 ευρώ τον χρόνο, χρέωση περίπου 0,20 ευρώ ανά τιμολόγιο χονδρικής, και μια αρχική σύνδεση ή αναβάθμιση λογισμικού που στις πιο σύνθετες περιπτώσεις φτάνει από 1.500 έως και 10.000 ευρώ (Reporter). Το κράτος δίνει ως αντιστάθμισμα αυξημένη φορολογική έκπτωση για όσους προσαρμοστούν έγκαιρα, όφελος όμως που πιάνει κυρίως όποιον έχει κέρδη και ρευστότητα να πληρώσει πρώτος τη μετάβαση.

Η υποχρέωση ξεκινά την 1η Οκτωβρίου. Η δήλωση στο myDATA ότι μπαίνεις στο νέο καθεστώς θεωρείται εμπρόθεσμη αν υποβληθεί έως τις 12 Οκτωβρίου, χωρίς όμως αυτό να μεταθέτει την ημερομηνία έναρξης (Capital · Fortune Greece). Μέχρι τις 31 Δεκεμβρίου επιτρέπεται παράλληλη χρήση των παλιών τρόπων, αλλά μόνο αν έχει προηγηθεί αυτή η δήλωση (Powergame). Και από την 1η Ιανουαρίου 2027 η ανοχή τελειώνει: μένουν αποκλειστικά ο πάροχος ή τα εργαλεία της ΑΑΔΕ (AFS).

Γιατί το λάθος κοστίζει

Το βάρος όλων αυτών είναι νομικό. Τιμολόγιο που εκδίδεται με μη αποδεκτό τρόπο, χειρόγραφα ή με ERP εκτός πλαισίου, «λογίζεται ως μη εκδοθέν» σύμφωνα με τις διευκρινίσεις της εγκυκλίου Ε.2004/2026 (Forin). Η έννομη συνέπεια είναι ότι φορολογικά το παραστατικό δεν υπάρχει, με ό,τι αυτό σημαίνει για τον ΦΠΑ και τα βιβλία, και ενεργοποιεί τις κυρώσεις μη έκδοσης του άρθρου 57 του Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας (EY).

Πίσω από την υποχρέωση υπάρχει λογαριασμός. Το ελληνικό κενό στην είσπραξη ΦΠΑ ήταν 11,4% το 2023, περίπου 2,5 δισ. ευρώ που δεν μπήκαν στα ταμεία, πάνω από τον μέσο όρο της ΕΕ (9,5%) (Ευρωπαϊκή Επιτροπή). Η Ελλάδα πήρε ειδική άδεια από το Συμβούλιο της ΕΕ για να επιβάλει την υποχρέωση (EUR-Lex). Με τις εγχώριες αποφάσεις του υφυπουργού Γιώργου Κώτσηρα και του διοικητή της ΑΑΔΕ Γιώργου Πιτσιλή, το myDATA μετατρέπεται από εργαλείο αναφοράς σε υποχρεωτικό κανάλι έκδοσης.

Γι' αυτό η προθεσμία έχει πρακτικό βάρος. Ας πούμε ένα τιμολόγιο με καθαρή αξία 5.000 ευρώ και ΦΠΑ 1.200 ευρώ: αν εκδοθεί με λάθος τρόπο, το πρόστιμο για τη «μη έκδοση» ξεκινά στο 50% αυτού του φόρου, 600 ευρώ, με κατώτατο 250 ευρώ για τα απλογραφικά βιβλία, και στην πρώτη υποτροπή διπλασιάζεται στο 100%, δηλαδή 1.200 ευρώ, όσο και ο ίδιος ο φόρος (Business Daily · ΕΕΑ). Για μια μικρή επιχείρηση, ένα λάθος στο κανάλι έκδοσης μπορεί να κοστίσει όσο ένας ολόκληρος μήνας δουλειάς, και δρόμος να διορθωθεί χωρίς πρόστιμο, αφού εκδοθεί το τιμολόγιο, δεν φαίνεται δημόσια να υπάρχει.